​Come allestire una mostra itinerante: la guida degli esperti alla progettazione modulare e alla logistica globale

Parte 1 di 2: Stai progettando o realizzando uno spettacolo itinerante? Questa guida tratta la produzione modulare e la logistica. Vuoi ospitare uno spettacolo in tournée nella tua sede? Leggi Parte 2: Come ospitare una mostra itinerante.

Per individuare le migliori pratiche destinate ai responsabili di produzione, agli studi di design e ai titolari di proprietà intellettuale, abbiamo raccolto le opinioni di cinque esperti di mostre itineranti a livello mondiale.

Ecco la loro guida completa alla realizzazione di risorse modulari, a operazioni efficienti, alla sostenibilità concreta e a flussi di lavoro globali rapidi.

I nostri esperti

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Integrazione della modularità nella progettazione strutturale di base

Il fondamento di una mostra itinerante di successo è l’estrema adattabilità.

I curatori delle mostre e gli studi di design devono integrare la flessibilità strutturale nel progetto di base fin dal primo giorno, per garantire che l’esposizione possa adattarsi senza problemi a spazi architettonici molto diversi tra loro in tutto il mondo.

Tom Zaller afferma che l'adattabilità inizia con la definizione di parametri fisici rigorosi sin dalle prime fasi della progettazione concettuale.

Ad esempio, se uno studio di design impone pareti alte 20 piedi per raccontare la propria storia, limita immediatamente la mostra a una piccolissima parte delle sedi disponibili a livello mondiale.

Tuttavia, se il team di progettazione riuscisse a concepire la mostra in modo tale da garantire lo stesso impatto emotivo con pareti alte 12 o 14 piedi, il mercato potenziale per il tour si amplierebbe notevolmente, aumentando così in modo significativo la redditività a lungo termine del progetto.

La flessibilità è fondamentale nei tour. Tutto inizia con la definizione tempestiva dei parametri. Se il tuo spettacolo richiede pareti alte 20 piedi, devi accettare i limiti della location. Ma se riesci a ottenere lo stesso effetto con pareti alte 12 o 14 piedi, amplierai notevolmente il tuo mercato potenziale. — Tom Zaller, Imagine

Ulrika Danielsson sostiene che l’impronta fisica debba essere determinata dalla visione d’insieme del tour e dalle tipologie specifiche di partner per le sedi che il produttore spera di attirare.

Il suo team di produzione progetta spesso le scenografie partendo da una superficie di base di 600 metri quadrati, pensata appositamente per poter essere ridotta o ampliata.

Dando un’occhiata alla mostra "Wildlife Photographer of the Year" dal punto di vista di un costruttore, Danielsson ne sottolinea l’elevato livello di modularità.

Ciò consente di ridimensionare lo stesso identico contenuto strutturale per adattarlo a gallerie compatte di 150 metri quadrati oppure di ampliarlo per riempire senza soluzione di continuità spazi che superano i 500 metri quadrati senza che risulti spoglio.

Per gestire questa geometria variabile, Cynthia Brown raccomanda un modello strutturato di “core kit”.

In questo contesto progettuale, la mostra è costituita da oggetti, supporti e contenuti interpretativi essenziali che formano un nucleo narrativo fisso, integrato da zone di espansione modulari basate su modelli prestabiliti.

Ciò consente al team di produzione di aumentare o ridurre facilmente le dimensioni degli elementi scenografici senza compromettere l'integrità della trama principale né richiedere costose riprogettazioni a metà tour.

Ottimizzazione del carico, della progettazione delle casse e della logistica dei trasporti

La logistica della gestione di una mostra a livello globale ne determinano in gran parte la redditività commerciale.

Una mostra pronta per il tour deve avere parametri fisici chiaramente definiti con largo anticipo rispetto alla sua partenza dal laboratorio di produzione. I responsabili della produzione devono stabilire con certezza le altezze dei soffitti, i requisiti di carico, le configurazioni dei camion progettate ad hoc e tempistiche di montaggio e smontaggio altamente realistiche.

Brown sostiene che gli artisti debbano tenere conto delle realtà pratiche delle tournée.

I team di progettazione spesso concepiscono soluzioni pensate per una sede ideale dotata di ampi punti di accesso, ma nella pratica le opere devono poter passare attraverso banchine di carico strette, rispettare le norme sindacali locali in materia di movimentazione e ridurre la diffusione del rumore tra le pareti delle gallerie adiacenti.

Zaller sottolinea che questa flessibilità strutturale deve estendersi ben oltre i confini della galleria; i produttori devono tenere conto dei percorsi di carico, dei limiti di peso degli ascensori e dell’accessibilità dei corridoi già durante la fase di realizzazione strutturale.

Egli avverte che locali estremamente redditizi possono diventare del tutto impraticabili se gli elementi costruttivi non riescono fisicamente a passare attraverso le porte dell'edificio.

La preparazione per una tournée comprende la capacità di allestire una mostra in una vasta gamma di sedi con condizioni diverse, l’imballaggio adeguato, il carico efficiente sui camion, i materiali e la preparazione necessari per l’allestimento e, soprattutto, la capacità di facilitare il lavoro dei team locali. — Susan Parrs, American Museum of Natural History

Per superare questi complessi ostacoli operativi, Danielsson sostiene che limitare i volumi di trasporto sia per gli oggetti che per le strutture di sostegno sia una necessità assoluta durante la fase di progettazione.

Mantenere le merci a livelli gestibili non solo consente di contenere i costi esorbitanti delle spedizioni internazionali, ma riduce drasticamente anche i tempi necessari per le procedure di installazione e di uscita.

Susan Parrs è d’accordo e afferma che imballaggi per il trasporto su camion altamente efficienti, sistemi di imballaggio adeguati e manuali di installazione organizzati meticolosamente sono elementi imprescindibili che rendono il processo fluido e sicuro per i team tecnici locali incaricati della gestione delle apparecchiature.

Inoltre, Amy Noble Seitz sottolinea che è possibile ottimizzare la logistica pianificando percorsi geografici strategici e spostando le mostre in modo oculato da una regione all’altra, anziché attraversare i continenti in lungo e in largo.

In questo modo si risparmia denaro e si riducono le emissioni di anidride carbonica.

Approfondimento delle operazioni e definizione di chiari protocolli di manutenzione

Allestire una mostra è solo metà del lavoro; garantire che possa essere gestita in modo efficace dal personale della sede ospitante è altrettanto importante.

Brown afferma che il personale e le operazioni quotidiane sono elementi fondamentali che devono essere presi in considerazione a livello strutturale sin dall'inizio del processo di costruzione.

Una mostra deve presentarsi presso una sede con un modello operativo altamente credibile e documentato. Brown insiste sul fatto che gli organizzatori debbano fornire alle sedi informazioni precise sul fabbisogno energetico e di dati, sui requisiti relativi al numero massimo di personale, sui rapporti di supervisione e su rigidi requisiti di riordino giornaliero.

Quando si forniscono i manuali operativi alle sedi ospitanti, è fondamentale disporre di linee guida chiare. Per approfondire il modo in cui le sedi ospitanti valutano e gestiscono gli spettacoli in arrivo, consulta il nostro articolo correlato su come ospitare una mostra itinerante.

È fondamentale che il pacchetto di produzione definisca protocolli di manutenzione chiari e stabilisca linee di responsabilità ben definite nel caso in cui si verifichi un guasto in produzione.

Se il personale locale della sede non è sicuro di poter aprire un case o riavviare un server, la fiera subirà un periodo di inattività prolungato, con conseguenze negative sulla soddisfazione degli ospiti e tensioni nel rapporto tra produttore e ospitante.

"Una mostra pronta per il tour presenta parametri fisici chiaramente definiti... requisiti dichiarati in termini di alimentazione e dati, nonché tempistiche realistiche per l’installazione e lo smontaggio. Prevede le realtà concrete del tour — banchine di carico, regolamenti sindacali, interferenze audio, infrastrutture tecniche variabili — anziché basarsi su condizioni ideali."— Cynthia Brown, Museum EXP

Standardizzazione delle interfacce tecniche per un'installazione rapida

Quando si progetta l’infrastruttura tecnica di una mostra itinerante, la prevedibilità e la facilità di manutenzione sono fondamentali. Una mostra non può permettersi di rimanere bloccata a causa del guasto di un componente su misura in un mercato estero.

Brown consiglia ai team di produzione di implementare interfacce tecniche standardizzate su tutte le risorse modulari.

Grazie all’utilizzo di metodi di distribuzione dell’alimentazione coerenti, sistemi universali di montaggio dei monitor e formati di riproduzione multimediale uniformi, i produttori possono ridurre drasticamente la complessità dell’installazione e rendere la sostituzione dei componenti al volo un’operazione facilmente realizzabile per il personale della sede.

Brown raccomanda inoltre di limitare drasticamente l'uso di hardware altamente personalizzato.

Progettare sistemi tecnici basati su componenti già disponibili in commercio garantisce che i tecnici delle sedi locali possano semplicemente acquistare i pezzi di ricambio necessari presso un negozio di ferramenta della zona, indipendentemente dalla località in cui la mostra si trovi attualmente nel suo tour mondiale.

Inoltre, per le installazioni ad alta intensità tecnologica, afferma, è necessario progettare protocolli di “degradazione graduale”.

Si tratta di un piano operativo predefinito integrato nel sistema che stabilisce esattamente come si svolge l'esperienza del visitatore e in che modo il sistema si ripristina in modo sicuro quando un elemento tecnico fondamentale subisce inevitabilmente un guasto durante il percorso.

Zaller aggiunge che tutti i sistemi tecnici — compresi l’illuminazione, la proiezione e gli impianti audio — devono essere intrinsecamente versatili, progettati per adattarsi rapidamente alle diverse altezze dei soffitti e alle configurazioni imprevedibili degli spazi.

Integrare la sostenibilità concreta nei processi di produzione e approvvigionamento

Sebbene le tournée internazionali comportino per loro natura un elevato consumo di energia e di trasporto merci, i responsabili di produzione possono ottenere riduzioni significative dell’impatto ambientale integrando la sostenibilità direttamente nelle prime fasi di progettazione e realizzazione.

Brown raccomanda di utilizzare strumenti di valutazione delle emissioni di carbonio durante la fase iniziale di progettazione, al fine di confrontare diversi scenari di realizzazione prima che abbia inizio qualsiasi attività di costruzione vera e propria.

Raccomanda inoltre di eliminare la necessità del trasporto aereo, raggruppando le spedizioni internazionali in un numero minore di container, e di progettare sistemi di casse altamente riutilizzabili e riparabili.

In particolare, sottolinea l'elevata efficacia logistica e in termini di sostenibilità derivante dall'utilizzo di carrelli da tour impilabili al posto delle tradizionali casse di legno.

Brown cita la mostra dedicata a Vivienne Westwood organizzata da Nomad Exhibitions come un ottimo esempio di come sia possibile ottenere una significativa riduzione dell’impatto ambientale quando la progettazione sostenibile è profondamente integrata fin dalle prime fasi del progetto.

Tuttavia, sia Brown che Zaller riconoscono che l’ingegneria sostenibile comporta dei compromessi molto concreti in materia di approvvigionamento. I materiali altamente durevoli e in grado di resistere a ripetuti cicli di installazione intensivi presentano spesso un’impronta di carbonio incorporata iniziale più elevata.

Inoltre, l'utilizzo di materiali sostenibili su misura o di processi di produzione personalizzati può far aumentare notevolmente i costi di capitale iniziali.

Non tutti i clienti attribuiscono la stessa importanza alla sostenibilità negli appalti, e molti non sono disposti a pagare un sovrapprezzo per questo.

Tuttavia, Brown sostiene che queste decisioni si rivelino vantaggiose nel lungo periodo: i clienti sono sempre più disposti a investire quando le scelte sostenibili vengono presentate come un fattore di resilienza operativa e di controllo dei costi, poiché i beni altamente durevoli comportano un minor numero di interventi di ricostruzione a metà ciclo di vita e di spedizioni di ricambi di emergenza.

L’allestimento espositivo è fondamentale per garantire la sostenibilità... trovare quell’equilibrio tra realtà e illusione che ci consenta di ridurre il volume delle spedizioni degli elementi di allestimento senza compromettere l’esperienza espositiva. — Ulrika Danielsson, Museo di Storia Naturale

Danielsson sostiene che una progettazione strutturale intelligente possa conciliare efficacemente la durabilità con la sostenibilità.

Sottolinea che sostituire elementi strutturali pesanti, come il legno massiccio o l’MDF, con tessuti e tele più leggeri e tensionati può ridurre drasticamente il volume di spedizione e l’impronta di carbonio di una mostra.

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Zaller aggiunge che prolungare il ciclo di vita dei beni rappresenta la strategia di sostenibilità più efficace.

Egli mette in evidenza il lavoro di Imagine con l’artista Thomas Dambo come esempio lampante di design orientato alla sostenibilità; la mostra è incentrata su sculture di grandi dimensioni realizzate esclusivamente con legno di recupero e materiali riciclati, allineando direttamente il metodo di realizzazione alla narrazione.

Noble Seitz incoraggia l'uso massiccio di materiali riciclati nella scenografia.

Quando una mostra giunge finalmente al termine del suo ciclo di vita, lei raccomanda agli organizzatori di avvalersi di piattaforme come culturenut per riciclare, riutilizzare e valorizzare attivamente gli elementi fisici della mostra.

Ciò garantisce che i beni strutturali di valore vengano riutilizzati da altre istituzioni anziché finire nelle discariche locali.

Rendere la tecnologia immersiva a prova di futuro per le tournée a lungo termine

Grazie all’intelligenza artificiale, al projection mapping e media immersivi che si evolvono a una velocità vertiginosa, i creatori di mostre si trovano ad affrontare la complessa sfida di rendere le risorse digitali a prova di futuro per uno spettacolo che potrebbe rimanere in tournée da tre a sette anni.

Brown sostiene che il segreto per garantire la durabilità nel tempo risieda in realtà nel progettare fin dall’inizio tenendo conto dell’obsolescenza.

Consiglia agli studi di design di adottare una rigorosa astrazione hardware — assicurandosi che i contenuti multimediali siano programmati per funzionare senza intoppi su diversi formati e risoluzioni di visualizzazione — e di definire in modo esplicito un piano chiaro del ciclo di vita e aggiornamenti tecnologici programmati a metà tour nell’ambito del budget di investimento del progetto.

Mette in evidenza la mostra "Becoming Jane " al National Geographic Museum come un brillante esempio concreto di come utilizzare correttamente la tecnologia per valorizzare la narrazione senza lasciare che sia l’hardware a determinare la durata dello spettacolo.

Tuttavia, i team di produzione devono valutare attentamente il mercato geografico prima di investire in modo eccessivo nella tecnologia. Noble Seitz osserva che, mentre l’Europa offre con successo esperienze immersive da decenni, il Nord America è ancora nelle prime fasi di adozione e mantiene un atteggiamento piuttosto ambivalente al riguardo.

Il mercato museale nordamericano rimane in gran parte incerto sull’efficacia dell’immersività high-tech nel conciliare la missione istituzionale e i margini finanziari.

Testare, prototipare, perfezionare e ricominciare. La tecnologia è una realtà in continua evoluzione... Le strutture espositive non torneranno a offrire esperienze immersive se la tecnologia non funziona o non produce i risultati sperati."— Amy Noble Seitz, Exhibits Development Group

Noble Seitz avverte le troupe di produzione che l'adozione di tecnologie altamente immersive giustifica il pesante investimento di capitale solo se i sistemi funzionano in modo impeccabile durante le riprese in trasferta.

Avverte che le sedi si rifiuteranno categoricamente di ingaggiare nuovamente un IP se la tecnologia fornita è troppo complicata da utilizzare o non funziona come dovrebbe.

Per ovviare a questo problema, insiste affinché i team di produzione realizzino incessantemente prototipi e sottopongano a test di stress ogni risorsa tecnica prima che venga completata.

Zaller aggiunge che la tecnologia deve sempre essere al servizio della storia che sta alla base, avvertendo che la novità di per sé non è mai sufficiente a garantire la rilevanza di una mostra.

Egli sottolinea che, se fin dall’inizio si predisponessero infrastrutture tecniche flessibili, in futuro sarebbe possibile aggiornare in remoto, in modo naturale, il software e i contenuti multimediali nelle città ospitanti.

Infine, Danielsson afferma che l’integrazione delle tecnologie immersive su larga scala rappresenta un percorso di apprendimento continuo per il settore, sottolineando l’assoluta necessità di trasparenza e di un dialogo aperto tra i colleghi del settore della produzione e i fornitori di hardware per capire cosa funzioni davvero sul campo nel lungo periodo.

Leggi la Parte 2 di questa guida:

Come ospitare una mostra itinerante: la guida degli esperti per massimizzare l'affluenza e gli incassi →